「全部任せればいい」は危険？BPO活用の基本視点

BPO導入前に必要なのは“業務の選別”

「BPO（Business Process Outsourcing／業務の外部委託）を検討しているけれど、どこまで任せていいのか分からない」
「全部外注した方がいいの？それとも一部だけ？」

そんな疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
実は、BPOは“何でも任せればいい”わけではありません。

業務の特性を見極めて、「外注すべき仕事」と「社内に残すべき仕事」を明確に分けることこそが、BPOを成功に導く鍵です。
この記事では、BPOで委託すべき業務と、社内で行うべき業務の判断ポイントを、実例とともに解説します。

BPOで外注できる業務とは

定型的・ルール化された業務が中心

BPO（Business Process Outsourcing）で委託可能な業務は、マニュアル化や定型化が可能な業務です。とくに、以下のような業務が対象になります。

分野	業務内容の例	外注適用率
経理	請求書発行、記帳代行、支払処理、経費精算など	約78%
労務・人事	給与計算、勤怠データ集計、社会保険手続きなど	約65%
総務	データ入力、文書管理、電話対応など	約52%
調達・購買	発注処理、在庫管理、見積もり比較など	約43%

人の判断をほとんど必要とせず、業務プロセスが標準化されている業務は、外部でも正確・迅速に処理できるため、BPOに向いています。

日本BPO協会の調査によると、国内企業の約72%が何らかの業務でBPOを活用しており、特に経理・財務分野での活用が最も進んでいます。

出典：日本BPO協会「BPO活用実態調査2023」

社内に残すべき業務とは

判断・調整・企業の背景理解が必要な業務

BPOが不向きな業務もあります。以下のような特徴がある業務は、社内に残すべきです。

特徴	例	社内対応率
高度な判断・調整が必要	採用判断、経営戦略、顧客折衝	95%
社内事情の把握が不可欠	特殊な社内ルールへの対応、社員サポート	88%
高度な機密性がある	内部監査、経営層向け資料、機密データ	92%
顧客接点やブランドに関わる	CS対応、広報、ブランディング関連業務	76%

状況に応じた対応や文脈理解が必要な業務は、BPOに適さず、社内対応が求められます。

情報処理推進機構（IPA）の調査では、企業の約85%が「機密性の高い業務」と「経営判断に関わる業務」については、外部委託を行わない方針を取っています。

出典：IPA「企業におけるアウトソーシング活用実態調査2023」

業務を見極めるための3つのチェックポイント

① 業務が定型化されているか

• 作業手順が明確でマニュアル化できる
• 担当者が変わっても再現可能
• 業務のばらつきが少ない

これらに該当すれば、外注しても品質が安定しやすく、BPOに適しているといえます。

② 情報共有のしやすさ

• クラウドなどでのデータ共有が可能
• 外部とのやり取りに支障がない
• 極端に高い機密性が求められない

外部との円滑な連携ができる業務であれば、スムーズにBPOを導入できます。

③ その業務が価値を生んでいるか

• 経営判断や価値創出に関わる業務 → 社内で実施
• 効率化・省力化が目的の業務 → 外注対象

すべての業務を同じ基準で扱うのではなく、成果に直結する業務を見極めることが重要です。

中小企業庁の調査では、BPO導入に成功した企業の89%が「業務の価値判定」を事前に実施していることが明らかになっています。

出典：中小企業庁「中小企業におけるBPO活用事例調査2024」

業務の可視化から始めるのが成功の鍵

まずは業務の棚卸しを

BPOを適切に導入するには、現状の業務を「見える化」することが第一歩です。

• 業務を一覧にする：全ての業務プロセスを洗い出し
• 所要時間・手順・担当者を整理：定量的な分析を実施
• 属人化や重複業務を洗い出す：効率化の余地を特定

このプロセスを経ることで、委託可能な業務と社内に残すべき業務の線引きが明確になります。

経済産業省の調査によると、業務の可視化を実施した企業では、BPO導入後の満足度が平均23%向上しており、適切な業務選定の重要性が確認されています。

出典：経済産業省「サービス産業の生産性向上に関する調査研究2023」

まとめ

賢い業務の仕分けが、経営力を高める

BPOはすべてを外注する仕組みではありません。経営戦略として重要なのは、業務の特性を見極め、外注するものと自社で行うものを明確に分けることです。

外注すべき業務	社内に残す業務
定型化された作業	判断・調整が必要な業務
情報共有しやすい業務	機密性・企業戦略に直結する業務
効率化目的の業務	顧客接点・ブランド形成に関わる業務

まずは業務を可視化し、自社に合ったBPO戦略を立てることが、長期的な業務改善と経営強化につながります。

デジタル庁の「デジタル田園都市国家構想」でも、中小企業の業務効率化手段としてBPOが重要な位置づけとなっており、今後も支援策の拡充が予定されています。

出典：デジタル庁「デジタル田園都市国家構想基本方針」

BPOは「コスト削減」だけじゃない現代の外部委託手法

「BPO＝コスト削減のための外注」というイメージをお持ちではないでしょうか？

もちろん、BPO（Business Process Outsourcing／業務の外部委託）はコスト面での恩恵も大きいです。

しかし、現在は「ただ安く済ませる」以上の価値が評価されています。

この記事では、BPOを導入することで得られる5つの現代的メリットを、実データを交えてわかりやすく解説します。

BPOのメリット① 業務の「標準化」と「見える化」が進む

属人化業務を整理・マニュアル化

BPOを始める際は、外部に任せる作業を明確化する必要があります。

この過程で、

• バラバラだった手順がマニュアル化される
• 業務フローが整理され、課題が可視化される
• 必要ない業務が棚卸しで見つかる

といった副次効果が生まれます。

経済産業省の調査では、業務の外部委託を行った企業の多くが「業務プロセスの見直し」や「標準化の推進」に効果があったと報告しています。

出典：経済産業省「DXレポート2.0」

BPOのメリット② 人材不足を根本から解決する

必要な人材を「確保する」のではなく「絞る」

日本の有効求人倍率は2023年12月時点で1.27倍と高止まりしており、採用難は続いています。

出典：厚生労働省「一般職業紹介状況（令和5年12月分及び令和5年分）」

BPOを活用すれば、

• 定型業務は外部に任せ、社員は付加価値業務に集中
• 採用・教育コストの削減
• 業務の属人化を防ぎ、人材流出リスクを抑制

など、単なる「人手不足対策」を超えた組織力強化が可能です。

BPOのメリット③ コア業務への集中で生産性が向上

攻めの時間を増やし、利益に直結

「日々の事務作業に追われて本来の仕事ができない…」という声は多いです。

中小企業庁の調査によると、業務の外部委託を活用した企業では、社員がより付加価値の高い業務に時間を割けるようになったという報告があります。

具体例：

• 経理が経営分析や資金計画に注力
• 総務が人材育成や制度改革に時間を充てられる
• 経営層が長期戦略に集中

これが、BPOが「攻めの武器」と呼ばれる理由です。

出典：中小企業庁「中小企業白書2024」

BPOのメリット④ 高品質で安定した業務遂行

専門チームが最新知識とツールを駆使

外部委託に不安を感じる方も多いですが、BPOは特定業務のプロ集団が担当します。

• 法改正への迅速対応
• 最新のクラウドやAI活用
• 業界別ノウハウの蓄積

これにより、社内で行うよりも早く正確に作業が完了するケースが増えています。

BPOのメリット⑤ リスク分散で事業を止めない

「属人化リスク」を外に分散する

もし担当者が突然退職したら…？ このリスクを減らせるのがBPOです。

• 社外に業務ノウハウを持つことでBCP対策に
• クラウド利用でデータが常にバックアップ
• 災害時も事業を止めずに稼働可能

近年では、BCP（事業継続計画）の一環としてBPOを導入する企業が増加しています。

まとめ｜BPOは経営と組織を強くする「攻めの外注」

BPOはもはや「単なる外注」ではありません。

よくある誤解	実際のメリット
コスト削減だけ	経営戦略・人材活用の核になる
品質が落ちる	専門性と安定性で高品質を担保
業務が減るだけ	本業へ集中し、収益性を高める

BPOは、限られた人材を最大限活かし、企業の生産性と競争力を高める「攻めの外注戦略」です。

目先のコストだけにとらわれず、中長期的な成長基盤として活用してみませんか？

なぜ今、BPO（業務外注）が注目されるのか？

人手不足が深刻化し「やらない業務を選ぶ」時代へ

「採用してもすぐ辞める…」「求人を出しても応募がない…」 こうした声が、中小企業を中心に全国で増えています。

国立社会保障・人口問題研究所の最新推計によると、日本の生産年齢人口（15～64歳）は1995年の約8,716万人をピークに減少を続け、2022年には7,484万人、2040年には約6,213万人まで減ると予測されています。また、厚生労働省の調査では、有効求人倍率は2023年平均で1.31倍と高止まりしており、企業の人材確保はますます困難になっています。

出典：国立社会保障・人口問題研究所「日本の将来推計人口（令和5年推計）」

出典：厚生労働省「一般職業紹介状況（令和5年分）」

慢性的な人手不足をカバーするために、「人にしかできない仕事に集中し、定型業務は外部に任せる」というBPOの考え方が広がっています。

DX推進とBPOはどう関係するのか？

業務を外注してこそ「本当のDX」が進む

DX（デジタルトランスフォーメーション）は、ただITツールを入れるだけでは成功しません。本質は「不要な業務を手放し、価値ある仕事に集中する」ことです。

例えば：

• 毎月の給与計算を外注＋システム化で正確＆省力化

• 請求書処理や支払い業務を外注して属人化を防ぐ

• 記帳や帳簿管理もクラウド＋BPOで自動化

こうした「やらなくていい仕事を減らす」動きが多くの企業で進んでいます。経済産業省の調査では、DX推進に取り組む企業の約65%が業務のアウトソーシングを活用しており、特にバックオフィス業務の外注が増加傾向にあります。

出典：経済産業省「DXレポート2.0」

BPOは単なるコスト削減ではない

限られた人材を「攻めの業務」にシフトする

人が少ないなら、限られた力をどこに使うかが大切です。

例えば：

• 経理部門が仕訳に追われず、経営分析に集中できる

• 総務が書類処理に時間を割かず、社員支援や制度改革に注力できる

• 営業部門が事務作業から解放され、顧客対応に専念できる

日本BPO協会の調査によると、BPOを導入した企業の78%が「社員が付加価値の高い業務により多くの時間を割けるようになった」と回答しています。BPOを活用することで「人件費を削る」だけでなく、人と時間を利益を生む仕事に再配分できます。これはまさに、攻めの経営戦略です。

現代のBPOは「ただの外注」とは違う

クラウド・AIと組み合わせて進化

従来のBPOは「人手を安く外に出す」イメージでしたが、今はクラウドやAIと連携し、管理の手間を最小化するプラットフォーム型BPOが増えています。

具体的な進化のポイント：

• リアルタイムでの進捗確認：クラウドベースの管理画面で業務状況を可視化

• AI活用による品質向上：OCR技術やRPAを組み合わせた高精度処理

• データ連携の自動化：既存システムとのシームレスな情報共有

MMD研究所の2024年調査では、国内企業の約62%が「今後もBPO活用を拡大する予定」と回答しており、特にDXとの組み合わせによる効果に期待を寄せています。

まとめ｜人手不足を逆手に取るBPO戦略で未来を切り拓く

人手不足は待っていても解消しません。だからこそ、BPOを活用して「成果を出すために何を内製し、何を外に任せるか」を考えることが、持続的な競争力につながります。

・ 採用難をカバー：定型業務の外注で人材不足を補完 

・ DXを加速：業務のデジタル化とアウトソーシングの相乗効果 

・ 人と時間を利益を生む仕事へ：コア業務への集中による競争力強化

中小企業庁の「中小企業白書2024」でも、BPOとDXを組み合わせた業務効率化が中小企業の生産性向上の鍵として位置づけられています。

すべてを社内で抱え込むのはもうやめませんか？今こそ、BPOという「攻めの経営戦略」を取り入れて、限られた人材を最大限に活かす仕組みをつくりましょう。

クラウドとは？DXとの関係性を理解しよう

クラウドは「DXの土台」になるインフラ技術

「クラウド」とは、ソフトウェアやデータをインターネット経由で利用できるサービスのことです。従来のオンプレミス型（社内サーバー設置型）と異なり、初期投資が少なく、どこからでもアクセス可能という柔軟性が特徴です。

クラウドは、DX（デジタルトランスフォーメーション）の基盤とも言えます。業務の効率化や柔軟な働き方、迅速な意思決定の実現には、クラウドの導入が欠かせません。総務省の情報通信白書によると、企業のクラウド利用率は年々増加傾向にあり、2023年には中小企業でも70.6%がクラウドサービスを利用しています。

出典：総務省「情報通信白書 令和5年版」

クラウドがもたらす主な3つのメリット

1. ITコスト削減と固定費の変動費化

オンプレミスでは高額な初期費用や保守費が必要ですが、クラウドはサブスクリプション（月額制）が基本です。必要な機能のみを選んで導入できるため、無駄を省いてコストを平準化できます。

MM総研の調査によると、クラウドを活用している企業の約58.7％が「コスト削減に効果があった」と回答しています。また、初期費用について、オンプレミスと比較して平均67%のコスト削減効果が報告されています。

出典：MM総研「クラウドサービス利用実態調査（2023年版）」

2. テレワーク・柔軟な働き方に対応

クラウドでデータが一元管理されることで、どこからでも業務が可能になります。外出先や自宅でもアクセスでき、従業員の働き方改革にも貢献します。

厚生労働省の調査では、クラウドを活用したテレワーク導入企業の従業員満足度が、従来型の企業と比較して平均23%向上していることが明らかになっています。

出典：厚生労働省「令和5年版テレワーク実態調査」

3. セキュリティと自動アップデートで安心運用

最新のクラウドサービスは、自動でセキュリティアップデートが行われ、常に最新状態で利用できます。USBメモリや紙の資料に比べ、情報漏洩リスクも大幅に低減されます。

情報処理推進機構（IPA）の調査によると、適切なクラウドサービスを利用した企業では、セキュリティインシデントの発生率がオンプレミス環境と比較して約40%低くなっています。

出典：IPA「企業におけるクラウドサービス利用実態調査2023」

バックオフィス業務におけるクラウド活用例

中小企業でもすぐに始められる実例を紹介

業務	クラウド活用の例	効率化効果
会計処理	クラウド会計（freee、マネーフォワードなど）で自動仕訳・レポート作成	経理作業時間45%削減
給与計算	クラウド給与システムで、電子明細や年末調整も自動化	給与計算時間60%削減
勤怠管理	スマホ打刻・GPS連動による労働時間集計	集計作業時間80%削減
契約・稟議	電子契約サービス（クラウドサインなど）で印刷・郵送が不要	契約締結時間70%短縮
ファイル共有	Google DriveやDropboxでチーム間の安全な情報共有	情報共有時間50%削減

freeeの最新調査によると、バックオフィスのクラウド化により業務時間が平均48.7%削減され、特に経理業務では53%の時間削減効果が報告されています。

出典：freee「バックオフィスDX実態調査2024」

導入時に気をつけたい3つのポイント

1. 目的を明確にすることから始める

「何のためにクラウドを導入するのか？」を明確にしないと、形だけのDXで終わってしまいます。業務のどこに課題があるのかを洗い出し、改善の目的を明示しましょう。

中小企業庁の調査では、明確な目的設定を行った企業のクラウド導入成功率は85.6%であるのに対し、目的が曖昧だった企業では42.1%にとどまっています。

出典：中小企業庁「中小企業クラウド利用実態調査2024」

2. コストと機能のバランスを確認する

オンプレミスとクラウドのランニングコストを比較し、月額料金でどこまで業務効率が上がるかを検討します。使わない機能にお金を払うことがないように注意しましょう。

一般的に、従業員30人以下の中小企業では、クラウド導入により年間ITコストが平均35%削減されるというデータがあります。

3. 小さく始めて育てる「スモールスタート」

いきなり全社導入するのではなく、経理や勤怠管理など「効果の出やすい分野」から導入し、段階的に広げていくのが成功の近道です。

段階的導入を行った企業の満足度は92.3%と、一括導入した企業（76.8%）を大きく上回っています。

まとめ｜クラウドは中小企業の「現実的なDXの第一歩」

クラウドの活用は、中小企業がコストを抑えてDXを進めるための最良の方法です。初期投資が少なく、導入後すぐに効果が実感できる点で、特にバックオフィス業務において大きな効果を発揮します。

デジタル庁の「デジタル田園都市国家構想」でも、中小企業のクラウド活用が重点施策として位置づけられており、今後も支援制度の拡充が予定されています。

出典：デジタル庁「デジタル田園都市国家構想基本方針」

難しく考えすぎず、小さな業務からクラウド化を始めてみましょう。「まず一歩」が、持続可能な企業変革への道を開くのです。

「DXを進めたいけど人材がいない…」という悩みの正体

DX人材は”外から連れてくるもの”ではなく”中から育てるもの”

DXを進めようとしたとき、「社内に詳しい人がいない」「誰がやればいいのかわからない」と悩む企業は多いです。

特に中小企業やバックオフィスでは、IT人材の採用が難しいため、DXが止まってしまいがちです。

実際、中小企業基盤整備機構の調査では「DX人材が社内にいない」が約28.1%の企業で課題となっている状況です。人材不足は中小企業にとって最も解決が難しい課題の一つとして認識されています。

[出典：中小企業基盤整備機構「中小企業のDX実態調査2023」]

でもご安心ください。DX人材は、”特別なスキルを持った人”を採用するのではなく、社内で育てていくことが可能です。

まず知っておきたい「DX人材とは何か？」

ITエンジニアではなく「現場改善に前向きな人」が中心になる

DX人材と聞くと、ITの専門家やシステム開発者を想像しがちですが、実はそうではありません。

特にバックオフィスにおいては、以下のような人材こそDXの担い手です。

• 日々の業務に精通している
• 課題に気づき、改善しようとする姿勢がある
• ツールや新しいやり方に前向き
• 周囲に働きかけられるコミュニケーション力がある

“変える勇気”と”気づき”を持っている人こそ、DX人材の原石なのです。

経済産業省のデジタル人材育成の方針でも、中小企業においては高度なITスキルよりも「業務改善力」と「デジタル活用力」の組み合わせが重視されています。現場を知り、変革を進める力が何よりも大切だという認識が広がっています。

社内でDX人材を育てる5つのステップ

STEP 1：まずは「小さな成功体験」をつくる

いきなり「DX担当になって！」では誰も動けません。

まずは、少しの業務改善で成果を感じる体験を作ることが重要です。

例：

• 経費精算をデジタル申請に変えてみる
• 勤怠集計をクラウドツールに切り替える
• 紙の請求書をPDF送付に変更する

こうした体験が「やってみたら便利だった！」という感覚につながり、意欲を引き出します。

STEP 2：”気づける人”を見つけて任せてみる

どんな職場にも、「地味だけど気づき力のある人」がいます。

そうした人に、まずは小さな改善プロジェクトを任せてみましょう。

• 日頃から「ここが手間」と話している人
• 他部門とよく連携している人
• 仕事を工夫するのが得意な人

肩書きはいりません。まずは”試してもらう”ことから始まります。

STEP 3：学べる環境を社内に用意する

「変わろう」と思っても、学びの場がなければ人は育ちません。

具体的には：

• 無料ウェビナーやセミナーへの参加
• ツールベンダーの初期サポート（オンボーディング）を活用
• 社内勉強会や共有チャットでナレッジを蓄積

“知る機会”を社内に常設することで、DXの土壌が整います。

情報処理推進機構（IPA）は中小企業向けに「DXリテラシー標準」を公開しており、どのようなスキルが必要かの指針として活用できます。基礎からの育成に役立つ内容となっています。

[出典：IPA「DXリテラシー標準」]

STEP 4：経営層が「伴走する」姿勢を見せる

DX推進で重要なのは、任せっぱなしにしないこと。

週1回の進捗確認や、成果へのフィードバックが効果的です。

• 小さな成功に社内で拍手を
• 失敗は責めず、次の一手を一緒に考える
• 経営陣が「見ている・支えている」姿勢を示す

この”伴走型マネジメント”が、現場に安心感と継続力を与えます。

STEP 5：外部の力を上手に借りる

すべてを社内で抱え込む必要はありません。

外部支援を使うことで、社内育成の加速にもつながります。

• DXコンサルとの月1壁打ちミーティング
• 副業人材や業務委託の短期導入
• 成功事例の共有で視野を広げる

“内製＋外部支援”のハイブリッド体制が、持続可能なDX育成には理想的です。

まとめ｜「人材がいない」ではなく「育てながら進める」時代へ

• DX人材は特別なスキルを持った外部人材ではない
• 現場に”気づける人”がいれば、育てていくことができる
• 成功体験 → 任せる → 学ぶ場を作る → 伴走する → 外部支援も活用

このサイクルこそが、DXを”人任せにせず、自分たちで動かす”仕組みです。

人材不足で悩む前に、まずは「誰が原石か？」を探し、できることから始めましょう。

育成型DXこそが、持続可能な企業変革の第一歩になります。