「全部任せればいい」は危険？BPO活用の基本視点

BPO導入前に必要なのは“業務の選別”

「BPO（Business Process Outsourcing／業務の外部委託）を検討しているけれど、どこまで任せていいのか分からない」
「全部外注した方がいいの？それとも一部だけ？」

そんな疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
実は、BPOは“何でも任せればいい”わけではありません。

業務の特性を見極めて、「外注すべき仕事」と「社内に残すべき仕事」を明確に分けることこそが、BPOを成功に導く鍵です。
この記事では、BPOで委託すべき業務と、社内で行うべき業務の判断ポイントを、実例とともに解説します。

BPOで外注できる業務とは

定型的・ルール化された業務が中心

BPO（Business Process Outsourcing）で委託可能な業務は、マニュアル化や定型化が可能な業務です。とくに、以下のような業務が対象になります。

分野	業務内容の例	外注適用率
経理	請求書発行、記帳代行、支払処理、経費精算など	約78%
労務・人事	給与計算、勤怠データ集計、社会保険手続きなど	約65%
総務	データ入力、文書管理、電話対応など	約52%
調達・購買	発注処理、在庫管理、見積もり比較など	約43%

人の判断をほとんど必要とせず、業務プロセスが標準化されている業務は、外部でも正確・迅速に処理できるため、BPOに向いています。

日本BPO協会の調査によると、国内企業の約72%が何らかの業務でBPOを活用しており、特に経理・財務分野での活用が最も進んでいます。

出典：日本BPO協会「BPO活用実態調査2023」

社内に残すべき業務とは

判断・調整・企業の背景理解が必要な業務

BPOが不向きな業務もあります。以下のような特徴がある業務は、社内に残すべきです。

特徴	例	社内対応率
高度な判断・調整が必要	採用判断、経営戦略、顧客折衝	95%
社内事情の把握が不可欠	特殊な社内ルールへの対応、社員サポート	88%
高度な機密性がある	内部監査、経営層向け資料、機密データ	92%
顧客接点やブランドに関わる	CS対応、広報、ブランディング関連業務	76%

状況に応じた対応や文脈理解が必要な業務は、BPOに適さず、社内対応が求められます。

情報処理推進機構（IPA）の調査では、企業の約85%が「機密性の高い業務」と「経営判断に関わる業務」については、外部委託を行わない方針を取っています。

出典：IPA「企業におけるアウトソーシング活用実態調査2023」

業務を見極めるための3つのチェックポイント

① 業務が定型化されているか

• 作業手順が明確でマニュアル化できる
• 担当者が変わっても再現可能
• 業務のばらつきが少ない

これらに該当すれば、外注しても品質が安定しやすく、BPOに適しているといえます。

② 情報共有のしやすさ

• クラウドなどでのデータ共有が可能
• 外部とのやり取りに支障がない
• 極端に高い機密性が求められない

外部との円滑な連携ができる業務であれば、スムーズにBPOを導入できます。

③ その業務が価値を生んでいるか

• 経営判断や価値創出に関わる業務 → 社内で実施
• 効率化・省力化が目的の業務 → 外注対象

すべての業務を同じ基準で扱うのではなく、成果に直結する業務を見極めることが重要です。

中小企業庁の調査では、BPO導入に成功した企業の89%が「業務の価値判定」を事前に実施していることが明らかになっています。

出典：中小企業庁「中小企業におけるBPO活用事例調査2024」

業務の可視化から始めるのが成功の鍵

まずは業務の棚卸しを

BPOを適切に導入するには、現状の業務を「見える化」することが第一歩です。

• 業務を一覧にする：全ての業務プロセスを洗い出し
• 所要時間・手順・担当者を整理：定量的な分析を実施
• 属人化や重複業務を洗い出す：効率化の余地を特定

このプロセスを経ることで、委託可能な業務と社内に残すべき業務の線引きが明確になります。

経済産業省の調査によると、業務の可視化を実施した企業では、BPO導入後の満足度が平均23%向上しており、適切な業務選定の重要性が確認されています。

出典：経済産業省「サービス産業の生産性向上に関する調査研究2023」

まとめ

賢い業務の仕分けが、経営力を高める

BPOはすべてを外注する仕組みではありません。経営戦略として重要なのは、業務の特性を見極め、外注するものと自社で行うものを明確に分けることです。

外注すべき業務	社内に残す業務
定型化された作業	判断・調整が必要な業務
情報共有しやすい業務	機密性・企業戦略に直結する業務
効率化目的の業務	顧客接点・ブランド形成に関わる業務

まずは業務を可視化し、自社に合ったBPO戦略を立てることが、長期的な業務改善と経営強化につながります。

デジタル庁の「デジタル田園都市国家構想」でも、中小企業の業務効率化手段としてBPOが重要な位置づけとなっており、今後も支援策の拡充が予定されています。

出典：デジタル庁「デジタル田園都市国家構想基本方針」